校属各单位：

　　鉴于我校应用网上办公系统已基本实现无纸化办公的实际，根据“电子文件材料应当与纸质文件材料同步归档”的要求，经与学校党办、校办协调，现就基于网上办公系统条件下纸质文件的制作与归档的相关事项通知如下：

　　一、纸质文件的制作

　　1.校发党群、行政文件，由党办、校办分别归口制作纸质文件。

　　2.以学校各二级单位名义下发的文件，由各承办二级单位制作纸质文件。

　　3.纸质文件可通过网上办公系统自动生成后彩色打印，也可用文头纸打印。

　　4.校发党群、行政文件文头纸由党办、校办负责印制，各二级单位文头纸自行印制。

　　二、纸质文件的归档

　　1.纸质校发党群、行政文件一式两份，一份由承办单位立卷归档，另一份按发文字号归口存入资料卷。

　　2.学校各二级单位文件，由各二级单位立卷归档。

　　三、纸质文件的格式

　　1.公文版头

　　发文机关标识及版头中的分隔线均应为红色。发文机关标识应使用发文机关全称或规范化简称，如“江苏师范大学文件”“江苏师范大学□□□文件”（“□□□”内容为发文单位名称）。

　　2.文件格式

　　文件格式应符合有关公文处理规定。

　　3.注意事项

　　鉴于我校于2012年3月18日正式启用新校名，请注意规范选用公文版头（发文机关标志、发文机关代字）、发文机关署名及印章。如需补盖更改校名前的公章，请携带文件到党办、校办办理。

　　今后在网上办公系统发文时，请同时打印纸质红头文件并加盖印章以便归档。

　　特此通知。

 档案馆
2013年4月8日